人工智能技术在国家标准档案管理中合规应用的标准化路径2024年11月1日起，新《电子档案管理办法》正式实施，其第三十五条明确规定，组织机构应当积极利用人工智能等信息技术，开展编研、展览和建设专题数据库等工作，不断开发档案数字资源。在电子档案管理中，人工智能技术能够实现文件的自动分类、智能检索以及内容分析，极大地提高档案管理效率和准确性。然而，人工智能技术在电子档案管理中的应用，也带来了一系列新的挑战。如何实现并确保人工智能技术在标准电子档案管理使用过程中的合法性、真实性和完整性，特别是如何规范人工智能技术在国家标准电子档案管理中的应用，保障数据安全、保护知识产权、确保算法公平等是当今亟待研究和解决的问题。
一、人工智能技术在国家标准档案管理中合规应用的可能性
人工智能技术包括机器学习、自然语言处理（NLP）和深度学习等，这些技术在处理大量数据和复杂任务时显示出巨大潜力。随着人工智能技术的快速发展，其在电子文件和电子档案管理中的应用已有多项成功案例。例如，人工智能可以通过NLP技术，对档案内容进行自动识别和智能分类、动化归档和智能检索，减少人工干预，提高归档效率。人工智能还可以通过数据分析，识别出档案管理的瓶颈和问题，提供优化建议，进一步提升管理效率等。
国内外学者和机构积极探索人工智能技术在档案管理中的应用。陈莉，王永梅等人[ ]指出随着人工智能新一代信息技术的广泛应用，电网企业档案工作的环境、管理内容及方式都发生了巨大的变化，基于工作实际，提出了档案工作的智能化管控思路，实现闭环管理，取得显著成效。郝晓晋,杨阳[ ]针对大型医院结合数字人文融合型档案数字转型升级提出了一系列对策，总结了目前转型升级的重要性和挑战。陈玉兰[ ]提出了企业在进行现代化人事档案管理的过程中，应该把人工智能技术运用到整个工作过程的各个方面，从而提高人事档案的工作效率和管理的安全。为全方面提升管理水平奠定基础。美国国家档案与文件署通过机器学习技术对海量电子文件进行自动分类和元数据标注，显著提升管理效率[ ]。欧盟《通用数据保护条例》推动了档案管理中隐私保护技术的应用，如基于人工智能的匿名化处理和敏感信息识别[ ]。英国国家档案馆利用NLP技术构建智能检索系统，优化档案可用性[ ]。
但是一些问题也逐渐暴露出来。刘大伟和张世卿[ ]指出人工智能技术在档案管理中存在的技术、法律、伦理等方面的问题。人工智能技术的更新和维护可能会增加管理的成本和难度；涉及敏感信息和知识产权问题存在争议；由于工作人员减少造成就业和社会伦理问题。刘丽,王兆伟,张明智等[ ]指出生成式人工智能应用于档案领域引发了越来越多的争议，人们的担忧主要体现在信息安全问题、网络犯罪问题、侵犯问题和知识产权问题。李新宇[ ]鉴于我国档案管理的具体要求，表明使用人工智能技术还需持审慎态度，人工智能技术在未来同样会面临载体的物理损耗和读取手段更迭等问题，对档案鉴定工作的要求有所提高，以及存在相关知识产权问题和凸显的档案的安全问题。国际档案理事会在《人工智能与档案管理白皮书》中也提出人工智能应用的伦理准则，但缺乏操作性标准[ ]。
二、确保人工智能技术在国家标准档案管理中合规应用的标准化路径
人工智能算法的黑箱特性与档案“四性”（完整性、准确性、可用性和安全性）要求存在冲突，需解决算法透明性与可审计性问题[ ]。因此，国家标准档案管理的标准化路径应更加注重与人工智能合规性要求的融合，例如，制定针对人工智能数据训练和推理的档案管理标准，确保数据使用的合法性和透明性。未来，应重点围绕技术标准、操作规程和治理规范三个维度展开系统性标准化建设工作。
一是建立人工智能驱动的国家标准档案全生命周期技术标准体系。包括（1）基础数据技术标准体系，主要涵盖电子文件生成、传输、存储全流程的结构化数据格式标准；支持人工智能识别的元数据核心元素集标准等。（2）智能算法应用规范体系，主要包括电子文件智能分类模型训练数据集标准、人工智能辅助鉴定算法验证规程等。
二是构建智能环境下国家标准档案全流程操作规程标准体系。包括（1）前端控制标准体系：包括电子文件生成环节的智能捕获规则（包括格式转换、元数据自动封装等技术要求），形成区块链存证与可信时间戳应用指南等。（2）优化归档管理流程体系：包括人工智能辅助分类标引工作规程、电子档案智能鉴定模型验证方法等。（3）完善利用服务机制标准体系：包括基于NLP的档案内容智能检索服务标准、用户隐私数据脱敏处理技术指南等。
三是形成保障档案"四性"要求的人工智能治理规范标准体系。（1）真实性保障体系：包括基于数字指纹的电子文件防篡改验证标准、人工智能算法可解释性评估标准等。（2）可用性维护标准体系：包括长期保存格式迁移技术规程、智能检索系统查全率/查准率评价标准等。（3）安全性防护架构标准体系：包括人工智能训练数据安全使用规范等。
三、结语
国家标准档案作为国家基础性战略资源，对其管理效能直接影响整体国家标准化治理能力。随着数字化和智能化转型的加速推进，国家标准档案管理正经历从传统实体管理向数字治理，再从"合规性存档"向"合规性智慧型存档"的深刻变革。只有通过标准化的手段来确保人工智能技术在国家标准档案管理使用过程中的合法性、真实性和完整性，规范人工智能技术在国家标准档案管理中的应用，保障数据安全、隐私保护和算法公平，才能最终达到促进人工智能技术在档案管理领域应用的健康发展，充分释放标准档案对高质量发展的支撑价值。
作者：潘薇 张敬娟 标准化评估研究所
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